BPO-Service
Ergänzend zu unserem SaaS-Service übernehmen wir auf Wunsch sämtliche operativen Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes anfallen. Dazu gehören beispielsweise:
- Beantwortung von Rückfragen und Schulung der Lieferanten unserer Kunden
- Erstellung und Nachverfolgung von Maßnahmenplänen
- Umsetzung von Maßnahmen gemeinsam mit den Lieferanten, wie z. B. Durchführung von Audits
- Bearbeitung von Beschwerden
- Analyse von Meldungen, die über unseren Adverse Media Screening Service generiert wurden
Zusätzlich kann mh2-experts auch die Rolle des Menschenrechtsbeauftragten übernehmen, was zu einer erheblichen Entlastung unserer Kunden führt und sicherstellt, dass alle Vorgaben des Gesetzes erfüllt werden.
Der BPO-Service umfasst die folgenden operativen Tätigkeiten:
Risiko-Management
- Durchführen der jährlichen Risikoanalyse
- Abwicklung weiterer, anlassbezogene Risikoanalysen
- Identifikation und Bewertung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken
- Klärung von Rückfragen der Lieferanten
Maßnahmen-Management
- Initiierung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen, zum Beispiel Fragebogenversand, Code of Conduct Prüfung, etc.
- Erstellung von Maßnahmenplänen und Abstimmung mit dem Lieferanten
- Nachverfolgung (sowohl per E-Mail als auch persönlich telefonisch) sowie lückenlose Dokumentation und Abschluss der Maßnahmen
- Prüfung auf Wirksamkeit der Maßnahmen
- Validierung von Zertifikaten und sonstigen Dokumenten der Lieferanten
- Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für Mitarbeiter und Lieferanten
- Durchführung von Lieferantenbewertung und Audits
Beschwerdemanagement
- Betrieb einer Beschwerdestelle, als Anlaufstelle für Beschwerden in Bezug zu internen oder externen Lieferanten
- Entgegennahme, Bewertung und Dokumentation der eingehenden Beschwerden
- Entwicklung spezifischer Aktionspläne zur Behebung festgestellter Verstöße
- Nachverfolgung und Dokumentation der Beschwerden bis zu deren Abschluss
Prüfung auf negative Medienberichterstattung (Adverse Media Screening)
- Tägliches Überwachen weltweiter Nachrichten
- Selektion der Nachrichten, in denen die eigenen Lieferanten genannt werden
- Prüfung der Nachrichten auf Relevanz, gegebenenfalls deren Nachverfolgung und Klärung
- Dokumentation des Vorfalls bis zu dessen Abschluss
Dokumentation und Berichterstattung
- Umfassende Dokumentation aller ergriffenen Maßnahmen und deren Ergebnisse
- Monatliche Berichterstattung aller Aufgaben, zum Beispiel den Status der Maßnahmen und den aktuellen Stand der Risikolevel der Lieferanten
- Anzahl der aktuellen Beschwerden
- Erstellung des gesetzlich geforderten Berichts zur Veröffentlichung im Internet
- Erstellung jährlicher Berichte zur Vorlage bei den zuständigen Behörden (BAFA-Report, Grundsatzerklärung)
Menschenrechtsbeauftragter
- Zentraler Ansprechpartner, zum Beispiel für das BAFA und die Mitarbeiter des Unternehmens
- Überwachen aller Maßnahmen und Verantwortung für die Einhaltung der Prozesse des Risiko- und des Beschwerdemanagements
- Veranlassung von Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter
- Erste Eskalationsinstanz für Beschwerden und Anfragen an Lieferanten, die nicht oder nicht ausreichend beantwortet wurden
- Koordination der Veröffentlichung des BAFA-Reports und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
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